Las finanzas no son, por sí solas un reto, aunque son el medio para conseguir desarrollar otros que hoy en día son imprescindibles si queremos sobrevivir en un contexto complejo como la actual.

Las titularidades, tienen, hoy en día retos y responsabilidades sobre muchos ámbitos:

• El estratégico; estar alerta e identificar cómo evolucionan las necesidades de la sociedad con el fin de dar respuesta a ellas de forma constante.
• La innovación pedagógica, construyendo una organización y un liderazgo que la facilite.
• La calidad y deberíamos ser capaces de definir indicadores de carácter estratégico más allá de los resultados de las competencias básicas y de la memoria o plan general anual.
• El posicionamiento en el entorno como escuela. En que somos buenos y en que no. Que en diferencia de otra escuela.
• La gestión de personas. Son necesarias estrategias que favorezcan un liderazgo pedagógico capaz de construir un equipo docente con conocimientos y capacidades adecuadas para impulsar la innovación y aportar valor con motivación y compromiso para dar lo mejor de sí.

Todos estos frentes, son imprescindibles, pero no son posibles sin una buena gestión económica y financiera de la escuela.

El hecho de que económicamente y financiera en las escuelas se gestionan recursos de las familias, su carácter social junto con el hecho de que en muchos casos se opera bajo formas jurídicas que no tienen objetivo de lucro puede llevar a concepciones equivocadas de lo que se necesita en la gestión de los recursos de una escuela. Cualquier decisión en este ámbito tiene efectos sobre la financiación y éste es esencial para impulsar cualquier tipo de estrategia y proyecto dado que todos estos retos están relacionados y una cosa lleva a la otra.

A veces centramos las finanzas exclusivamente en números que suman y restan y en un entorno complejo como el actual, es imprescindible trabajar bien la parte económica y financiera de la escuela y evaluar los riesgos económicos si dependemos mayoritariamente de una fuente de ingresos concreta o saber dónde tenemos resultados positivos o negativos y cuáles son sus causas o estructurar una contabilidad de costes adaptada a la realidad del día a día y que puede pasar si no llenamos en P3, qué ajustes tendremos que hacer, podemos mejorar nuestra estructura de costes, y la organizativa .... Son cuestiones que llegado el momento sólo podemos resolver si tenemos la información económica adecuada.

Para mí es esencial llevar los números al día para tomar decisiones correctas. No hace falta tener grandes cuadros de números, sólo es necesario disponer de una herramienta sencilla que nos permita hacer de forma puntual un seguimiento mensual. Por ejemplo, una herramienta que nos informe del seguimiento del presupuesto:

• Realizado versus presupuesto a grandes partidas y entrar en aquellas que presentan un hecho determinado que sale de lo previsto.
• Evolución de las partidas del presupuesto de un año a otro para saber qué gastos suben más de lo previsto o cómo van los ingresos.
• Proyección hasta final de año de ingresos y gastos.
• Previsión de tesorería a un año para saber si necesitamos fondo de financiación o tendremos que renunciar a alguna gasto o inversión planificada.
• Evolución de la morosidad, especialmente en situaciones de crisis económicas.

Este es un sencillo cuadro de seguimiento y control del presupuesto que nos permite ver de forma global si estamos cumpliendo o no el presupuesto y cuál es la evolución de las partidas en relación al año anterior.

Periódicamente tendremos que centrarnos en otros estados financieros como el balance, especialmente cuando se han dado hechos relevantes con impacto sobre las masas de activo y pasivo y sobre la contabilidad analítica.

Toma especial relevancia informar de cómo está evolucionando el presupuesto y qué previsiones tenemos cada responsable, dirección, jefes de estudio, personal de mantenimiento o quien se considere. Sólo de esta forma haremos un correcto control del presupuesto sin generar tensiones en caso de no poderse hacer algo previsto.

Además, comunicar e informar contribuye a desarrollar la imprescindible visión y comprensión global de la escuela por parte del equipo. Comunicar los números es importante y estos deberían formar parte del plan de comunicación de la escuela. Hablaremos más adelante.

Lo que sí está claro pero que las finanzas, aunque no sean condición suficiente, si son necesarias y requieren atención.