¿Por qué tenemos impagados en las escuelas? Porque estamos en crisis y hay familias con dificultades económicas. Sin duda esta es la razón principal por la cual se dejan de pagar los recibos de escolarización. La pérdida de poder adquisitivo que ocasiona una situación económica como la que vivimos hace que familias prioricen sus gastos y las escolares, rara vez se encuentran en las primeras posiciones del ranking.

No estar en estas primeras posiciones, es debido al carácter social y de servicio público de la escuela concertada con un concierto que no financia la totalidad de los gastos de la escuela necesarios para poder desarrollar su proyecto educativo en toda su extensión. Este carácter público que se nos da a la escuela concertada favorece, en situaciones de crisis económicas la formación de interpretaciones erróneas sobre la obligatoriedad o no de algunas cuotas y aportaciones y algunas familias acaban construyendo argumentaciones que los “autojustifica” para dejar de pagar las cuotas.

Así, de una manera u otra, la crisis hace que la morosidad aumente en todas las organizaciones y como responsables de la escuela debemos proceder de una forma u otra.

Actuaciones preventivas

Hay dos actuaciones preventivas que las direcciones de las escuelas pueden hacer para reducir los niveles de morosidad. La primera es la comunicación, en el sentido de que hay que hacer pedagogía de cómo se financia la escuela. Cuando una familia escolariza a sus hijos en una escuela, pasa a formar parte de una comunidad y su actuación tiene incidencia sobre ésta; por tanto, es importante explicar el porqué de las cuotas, el porqué de las aportaciones voluntarias, que a pesar de ser voluntarias son necesarias y explicar qué pasa si deja de pagar.

Esta comunicación se realizará siempre, en cada curso, no sólo en el momento de la preinscripción; debemos encontrar momentos para ir haciendo pedagogía sobre la financiación, "los números" son necesarios y sin ellos la escuela no es viable. Por tanto, apuesto por el hecho de que los planes de comunicación de las escuelas contemplen actuaciones en este sentido.

Otra actuación preventiva, tiene sentido económico y hace referencia a las provisiones contables por insolvencias para poner de manifiesto en el nuestro balance el riesgo económico de los impagados. De esta forma hay que poner en el presupuesto de gastos esta provisión que a final del ejercicio dotaremos. Para hacerlo, estableceremos unos criterios a través de una estimación global en el caso del presupuesto y de una realidad en el caso de la dotación a final de ejercicio. Es necesario considerar que el hecho que aprovisionemos un recibo impagado, no quiere decir que dejemos de hacer su seguimiento ni renunciemos a su cobro.

Cambios organizativos

También podemos hacer cambios organizativos que pueden favorecer el tener menos impagados. Por ejemplo, acordar 12 mensualidades en lugar de 10, o acuerdos de financiación concretos para familias, o establecer un sistema de cuotas de "tarifa plana" que iguala y a la vez equilibra los importes a lo largo de toda la escolarización, o periodificar conceptos para que los recibos tengan el mismo importe a lo largo de todo el curso o flexibilizar los plazos de pago, son algunos ejemplos. Hagamos lo que hagamos, es importante que los recibos sean claros y que incluyan el detalle de los diferentes conceptos.

A nivel organizativo, hay que disponer de un proceso de lo que hacemos y quién lo hace cuando se devuelve un recibo, es necesario asignar esta función a alguna persona de la organización, en general una persona del área de administración y alguien en representación de la titularidad, dado que en determinados momentos será necesario que participe en el proceso para dar fuerza y ​​relevancia al hecho del no pago. Pero es importante que la función de reclamación de recibos no quede en "tierra de nadie".

También organizativamente, habrá de monitorizar el proceso, para facilitar un seguimiento sistemático de los impagados y tengamos disponible la información de los pasos dados por si nos puede ser de utilidad ante cualquier futura actuación.

Actuaciones de cobro

Cuándo tenemos un impagado, es importante saber identificar de qué tipo de moroso se trata y nos preguntamos¨¿Quién no puede y quien si puede pagar? . La familia que realmente no puede pagar, es una familia que viene a la escuela a informar de la situación, es fácil llegar a acuerdos con ella y muestra compromiso hacia la escuela y su proyecto educativo. Con ellos, hay que ser sensibles y ayudarles, nos corresponde. Quizá un sistema de becas o acuerdos de facilidad de pago o reducción temporal de cuotas; en todo caso, deberemos tener muy bien definidos los criterios de concesión de ayudas, que sean objetivos y medibles, para evitar el efecto espejo que la situación puede generar.

Pienso que un aspecto clave en el seguimiento de impagados, es el contacto personal sea presencial o virtual; la presencialidad favorece conocer de primera mano la causa del no pago, se crea un mayor vínculo, favorece llegar a acuerdos y permite hacer pedagogía sobre la financiación de la escuela. Este contacto requiere empatía, asertividad y mucha gestión emocional.

Quiero destacar que es muy importante que la dirección o la titularidad establezca los límites de actuación a los que se puede llegar durante todo el proceso de reclamación de recibos con una familia. Me refiero a continuar dando o no algún servicio como puede ser la media pensión o iniciar algún tipo de acción de carácter judicial. Esto es importante para evitar situaciones de desautorización del propio proceso y de los profesionales que realizan el seguimiento.

Sobre el proceso de gestión, antes que nada, ser muy ágiles y no demorar.

Por mi experiencia, el proceso de reclamación de recibos debe seguir los siguientes pasos:

• Seguimiento telefónico inicial para saber de la situación, tratar de llegar a un acuerdo y hacer su seguimiento. Muy importante hacer el seguimiento.

• De no atender, haremos una comunicación por escrito. Puede ser un correo electrónico pidiendo que haga efectivo el recibo pendiente y haciendo referencia al acuerdo anterior.

• Una entrevista personal, cuando tenemos dos o tres recibos devueltos. Hay que evitar ir a más. Esta entrevista debe realizarla la titularidad de la escuela. Hay que poner en valor la escuela y su proyecto educativo.

• De no atender quizás una nueva comunicación vía burofax por si en alguna ocasión deseamos realizar un proceso de carácter judicial.

• Y de no atender de forma reiterada, tenemos dos opciones a criterio de la titularidad, seguir reclamando tal y como hemos hecho hasta ahora y entrar en un proceso de llamadas, correos electrónicos, escritos y entrevistas a las que en muchos casos la familia no se acaba presentando o bien informar que trasladamos la gestión de sus recibos a los servicios jurídicos. Si lo hacemos, si hacemos esto último, significa que iniciamos un camino de no retorno hacia un proceso de reclamación judicial. Recomendación, si no vamos a iniciarlo no hay que comunicarlo o vamos a desacreditarnos.

• Llegado un punto, lo que la titularidad decida, podemos iniciar ese proceso judicial, primero un proceso monitorio y posteriormente uno judicial si el primero no da resultado. Debemos tener en cuenta las posibilidades de cobro reales para no tener que terminar pagando las costas y tasas procesales.

• No es trivial la decisión de un proceso judicial, sea cual sea. Hay que valorar los efectos del resultado en la comunidad educativa y en el entorno en función de la dimensión y posicionamiento de la escuela. Pero debe llegar un punto que puede ser necesario para dar valor a la escuela, a su proyecto y al resto de la comunidad educativa.

A menudo hacer el seguimiento de los recibos devueltos, es una tarea ardua. Reclamar desgasta y a veces se hace difícil ver los resultados y tienes la impresión de que el trabajo es en vano. Sólo dos cosas a tener en cuenta. Primero estamos haciendo nuestro trabajo, no estamos reclamando nada que no sea de la escuela, reclamar una cuota a alguien que reiteradamente no atiende, es poner en valor la escuela y defender los intereses generales de toda la comunidad educativa y segundo, se necesitan grandes dosis de rigor, constancia y especialmente tenacidad.