¿Sabes cuales son aquellos aspectos clave en la gestión económica de una escuela, aquello que requiere una atención especial y que por tanto hay que llevar al día? En este post voy a hablar de ello.

>>Los datos y la información

Antes que nada, para hacer una buena gestión económica de tu escuela, debes tener al día la información contable. La información que nos ofrece la contabilidad financiera es la base de la gestión económica y la toma de decisiones objetiva.

La contabilidad financiera responde a la obligación de anotar y registrar todas las operaciones de carácter económico y financiero de nuestra escuela en base a unos principios legales. Si debemos llevar una contabilidad, lo más recomendable es aprovechar esta información para hacer previsiones y tomar decisiones. Importante en los entornos de cambio e incertidumbre, llevarla al día

>>Quién es quién

Otro aspecto importante, conocer las herramientas de qué disponemos. Me refiero al "quién es quién" en la gestión económica de una organización. Os detallo las que son en mi opinión, las cinco herramientas básicas.

1.    El presupuesto de tesorería:

Otro aspecto importante, conocer las herramientas de qué disponemos. Me refiero al "quién es quién"en la gestión económica de una organización. Os detallo las que son en mi opinión, las cinco herramientas básicas.

2. El presupuesto

Responde a objetivos y es la previsión del conjunto de los gastos e ingresos previstos para un determinado período de tiempo (un curso/año). Facilita establecer prioridades y evaluar la consecución de los objetivos. 

3. La Cuenta de Resultados

La cuenta de Pérdidas y Ganancias nos ofrece la comparativa de los ingresos y gastos en un determinado momento y por tanto el resultado económico de la organización.

4. La contabilidad analítica

La asignación de las diferentes partidas de gasto e ingreso a cada una de las actividades y servicios de la escuela con el objetivo de conocer su coste y rendimiento.

5. El Balance de Situación

El Balance de Situación detalla el conjunto de derechos y obligaciones de la escuela respecto a terceros y nos ofrece la situación financiera en un determinado momento.

>>Los 7 aspectos clave

Situados ya en el ámbito económico, veamos cuáles son los aspectos clave de la gestión económica y financiera en una escuela.

1. Identificar y cuantificar los riesgos.

Un riesgo es la imposibilidad para conseguir el nivel de resultado de explotación de la escuela necesario para impulsar el proyecto educativo. En general se presentan por una disminución de los ingresos y un aumento de los gastos.

Deberíamos confeccionar un mapa de riesgos de nuestra escuela y preguntarnos ¿Qué pasa si…?

Por ejemplo, ante el riesgo de no llenar la escuela en la matriculación, deberíamos preguntarnos ¿Cuánto disminuye mi facturación por cada alumno de menos? O ¿Cuál es el número de alumnos de menos a partir del cual puedo disminuir estructura?  O ¿Cómo afecta a mi presupuesto, tesorería, a mi estructura y proyectos de futuro si perdemos el concierto educativo de alguna unidad?

2. Monitorizar la tesorería

Realizar un seguimiento sistemático de nuestra tesorería es imprescindible. Se trata de focalizarnos en el corto plazo. Como mínimo cada mes deberíamos centrarnos en ver que liquidez tenemos, cuales son nuestros próximos cobros y nuestras obligaciones de pago. Ver qué pasa a un mes, tres meses y un año, incluso intentar visualizar a dos años vista.

Si vemos que en algún mes podemos tener problemas de liquidez, deberemos tomar decisiones, negociar con proveedores algún tipo de aplazamiento u obtener financiación a corto plazo por parte del banco.

3. Gestionar el presupuesto

Gestionar el presupuesto requiere equilibrar las cuentas de ingresos y gastos tomando medidas cuando se produzcan desequilibrios en la obtención de los mismos según lo previsto.

Así, cada mes y partida a partida deberemos comprobar si las previsiones de ingreso se van cumpliendo y si los gastos no se descontrolan y superan lo previsto.

Recomiendo hacer una comparativa de la información con la del ejercicio anterior en el mismo momento, esto nos dará información sobre la evolución de nuestros gastos e ingresos.

De haber desviaciones, deberemos realizar ajustes con cada responsable del presupuesto y priorizar. 

4. Tener una analítica

Se trata de asignar, en base a criterios establecidos, las diferentes partidas de gasto e ingreso de la cuenta de resultados de la escuela a cada una de sus las actividades y servicios (centros de coste) con el objetivo de conocer su coste y rendimiento. Esto nos da una buena información sobre la financiación de la escuela para una toma de decisiones correcta.

Una recomendación, nunca toméis una decisión que afecte económicamente a un centro de coste sin saber que aporta éste a la financiación de la escuela.

5. Controlar los costes de personal

Las personas son el activo más importante en una escuela y es imprescindible que tengamos implantados sistemas innovadores de gestión de personas que contribuyan a su motivación. 

Pero disponer de un marco profesional motivador, nada tiene que ver con hacer un control de los costes de personal cuando estos representan entre el 75% y el 85% de nuestro presupuesto.

Algunas orientaciones para evitar ineficiencias de nuestra organización que a menudo son la causa de un exceso de costes laborales:

• Optimiza la planificación horaria.
• Revisa las contrataciones, especialmente las temporales.
• Optimiza la distribución de las horas del Pago Delegado en relación al reconocimiento de antigüedades y a las horas de “más caras”
• Aprovecha premios, ayudas y subvenciones; por ejemplo, la bonificación del coste de la formación y los bonos de nuestra mutua de accidentes laborales.

6. Gestionar la morosidad

En contextos de crisis económica, la morosidad aumenta y nuestra organización está acostumbrada a unos plazos de pago y cobro; si aumenta la morosidad, los plazos de cobro se alargan. En estas situaciones debemos revisar los plazos de cobro y pago para que estos no afecten a la rentabilidad de la escuela y a su liquidez.

Para una buena gestión de la morosidad, hacer pedagogía sobre la financiación de la escuela, tener un proceso de gestión de impagados bien interiorizado, una estructura con disponibilidad horaria para esta función, monitorizar el seguimiento y sobretodo aplicar sistemática

7. Realiza un control sistemático

Cómo todo, en la gestión se requiere sistemática.

Deseo sea de utilidad en vuestra tarea diaria.

Si te interesa este verano voy a hacer un taller sobre ello. 

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