En las escuelas hay mucha creatividad. La interacción de todas las personas que forman parte de la comunidad educativa aporta creatividad; maestros, propiedad, familias, órganos de gobierno, alumnado, grupos de trabajo, comisiones, padres y madres delegados y delegadas, todos ellos trabajando para una escuela mejor, todos con la visión de infinitos proyectos que seguro pueden ser beneficiosos para la organización.

Y es que desde los proyectos más estratégicos hasta el "deberíamos ..." que sale en muchas reuniones son muchos los proyectos que se pueden impulsar. De hecho ¿Qué es sino lo que se incluye en el Plan General Anual y que se justifica en la memoria cada curso escolar?. Pues sí, de hecho, un proyecto puede ser desde el conjunto de actividades que resultan de desarrollar el Plan estratégico hasta la optimización de un proceso interno, o la mejora de la competencia matemática en cuarto de primaria por poner un ejemplo.

A menudo vemos como dificultad dar cabida alguno de estos proyectos en una planificación del curso ya de por sí muy apretada y sin que represente una sobrecarga de trabajo para alguien.

¿Cómo podemos canalizar pues todos estos proyectos? ¿Cómo no perder estas ideas que intuimos oportunidades? ¿Cómo gestionar la innovación? Con método y sistemática.

La gestión de proyectos puede aportarnos el método y sistemática que nos ayude a priorizarlos y desarrollar todos aquellos que surgen en el seno de la escuela sin dejar a la disponibilidad de tiempo que pueda tener alguien que voluntariamente y por las motivaciones que sean, ha asumido el liderazgo de uno de ellos.

La falta de una cultura de trabajar de forma sistemática y con método los proyectos hace que no se disponga de flexibilidad suficiente para hacer frente a retos surgidos a raíz de situaciones complejas y de emergencia como ha sido la ocasionada por la Covid19. Disponer de una organización flexible facilita afrontar las dificultades con rapidez y efectividad.

Es imprescindible que la sistematización de la gestión de proyectos se interiorice en la organización y forme parte de su cultura, haciendo del proceso una actividad normal de la escuela como base para su innovación.

Y ¿Todo es proyecto?. No, y por eso uno de los aspectos claves de la gestión de proyectos es saber identificar aquellas ideas y propuestas que por la propia naturaleza son susceptibles de convertirse en proyecto y no en actividades. Así, un proyecto se caracteriza por:

• No ser una actividad continuada ni repetitiva

• Tener una finalidad concreta

• Es un conjunto de actividades

• Necesita recursos

• Necesita organización y coordinación

• Hay que hacer un seguimiento y una evaluación

Hay muchas herramientas de gestión de proyectos al servicio de las organizaciones. Pero lo más importante no es la herramienta, que ya vendrá cuando tengamos el hábito de su gestión interiorizado en la organización; lo más importante es visualizarlos y asignar recursos, especialmente un equipo con disponibilidad de tiempo que los trabaje.

Es imprescindible asignar horas de trabajo a un grupo de personas que formarán parte del equipo del proyecto para impulsarlo o éste no se desarrollará con los plazos deseados y posiblemente no se acabe implantando.

El equipo de trabajo debe ser competente hacia los objetivos del proyecto, multidisciplinar para favorecer su globalización, capaz de trabajar de forma autónoma para avanzar y co-responsable hacia los resultados.

El éxito del proyecto dependerá de la buena coordinación del equipo asignado. Este equipo debe ser capaz de coordinarse con el fin de construirlo y hacerlo avanzar, asignando tareas, haciendo el seguimiento en cuanto a plazos, presupuesto, desviaciones y ajustes. Esta coordinación debe ser ágil y constante y hay que rehuir de las reuniones habituales de coordinación de un día a la semana a partir de las 17:00 horas.

Alguien del equipo tendrá que hacer el reporte a la dirección, equipo directivo, junta, a quien se haya definido, de cómo se está desarrollando el proyecto. Este reporte debe ser acordado previamente y posiblemente forme parte de un reporte más global donde interactuen otros proyectos.

La gestión de proyectos en la escuela plantea:

-Avanzar hacia una organización flexible haciendo uso de una auténtica autonomía de centro, debiendo encontrar el encaje adecuado con marco legal educativo actual.

-Desarrollar una cultura organizativa que favorezca el trabajar con equipos multidisciplinares formados por personal docente y no docente y de diferentes etapas y departamentos. Esto implica romper equemas organizativos muy arraigados en las organizaciones escolares.

-Desarrollar una cultura de coordinación ágil con reuniones de corta duración orientadas al proyecto que huye de las habituales coordinaciones pedagógicas de etapa, de ciclo, de departamento.

-Asignar recursos, horas de trabajo, materiales y financieros.

-Acostumbrarse a reportar sobre la evolución del proyecto; esto quiere decir fijar indicadores y plazos.

-Asumir qué de no ir bien, no pasa nada, seguro que hemos aprendido.

La integración de una gestión de proyectos en el seno de las escuelas como algo habitual de la gestión, tiene grandes ventajas más allá del que disponer una sistemática de trabajo que nos ayuda a transformar la visión con algo tangible de una forma efectiva. La gestión de proyectos favorece además la visión de conjunto de toda la escuela dado que mejora la comunicación, genera conocimiento a la organización y aprendemos de la experiencia, favorece el trabajo en equipo en la medida que las personas van formando parte de diferentes equipos de trabajo y asegura la calidad al trabajar con método favoreciendo la eficacia y la eficiencia.