El próximo viernes empiezo la novena edición del curso de Gestión práctica de los impagados en la Fundació Escola Cristiana de Catalunya. La primera edición de este curso fue justo después del confinamiento por Covid hace poco más de dos años cuando todo era convulso; ahora el contexto sigue siendo convulso.

Mientras revisaba y actualizaba su contenido, he pensado en compartir una síntesis del mismo por si puede ser de utilidad.

¿Por qué tenemos impagados en las escuelas? Porque el contexto económico es inestable y hay familias con dificultades económicas. Sin duda ésta es la razón principal de que se dejen de pagar los recibos de escolarización. La pérdida de poder adquisitivo que ocasiona una situación económica como la que vivimos hace que las familias prioricen sus gastos y los escolares, rara vez se encuentran en las primeras posiciones del ranking.

No estar al frente de esta priorización, se debe al carácter social y de servicio público de la escuela concertada, con un concierto que no financia la totalidad de los gastos de la escuela necesarios para poder desarrollar su proyecto educativo en toda su extensión. Este carácter público que se nos da,  favorece en contextos inestables y en algunos casos,  a interpretaciones erróneas sobre la obligatoriedad o no de algunas cuotas y aportaciones y algunas familias acaban construyendo argumentaciones que les autojustifica dejar de pagar escolarización. Así, de una u otra forma, la crisis hace que la morosidad aumente en nuestras organizaciones.

• ¿Qué podemos hacer para manejar el impago?

Ante esta pregunta siempre respondo lo mismo; gestionar; que significa ocuparse, hacer cosas con el objetivo de conseguir cobrar algo. ¿Y qué podemos hacer para gestionar? A continuación, algunas orientaciones.

• Actuaciones preventivas

Hay dos actuaciones preventivas que las direcciones de las escuelas pueden realizar para reducir los niveles de morosidad.

La primera es la comunicación, en el sentido de que es necesario hacer pedagogía de cómo se financia la escuela. Cuando una familia escolariza a sus hijos en una escuela, pasa a formar parte de una comunidad y su actuación tiene incidencia sobre ésta; por tanto, es importante explicar el porqué de las cuotas, el porqué de las aportaciones voluntarias, que a pesar de ser voluntarias son necesarias, explicar que ocurre si se deja de pagar.

Esta comunicación debe realizarse siempre, en cada curso, no sólo en el momento de la preinscripción; hay que encontrar momentos para ir haciendo pedagogía sobre la financiación, "los números" son necesarios y sin ellos la escuela no es viable. Por tanto, apuesto por el hecho de que los planes de comunicación de las escuelas contemplen actuaciones en este sentido.

La otra actuación preventiva tiene sentido económico y hace referencia a las provisiones contables por insolvencias para poner de manifiesto en nuestro balance el riesgo económico de los impagados. De esta forma es necesario poner en el presupuesto de gastos esta provisión que a final del ejercicio dotaremos. Para ello, estableceremos unos criterios a través de una estimación global en el caso del presupuesto y de una realidad en el caso de la dotación al final del ejercicio. Hay que considerar que el hecho de que aprovisionemos un recibo impagado no significa que dejemos de realizar el seguimiento ni renunciemos a su cobro.

• Cambios organizativos

También podemos realizar cambios organizativos que pueden favorecer tener menos impagados. Por ejemplo, acordar 12 mensualidades en lugar de 10, o acuerdos de financiación concretos para familias, especialmente en etapas no concertadas donde las mensualidades son altas, o establecer un sistema de cuotas de “tarifa plana” que iguala y al mismo tiempo equilibra los importes a lo largo de toda la escolarización, o periodificar conceptos para que los recibos tengan el mismo importe a lo largo de todo el curso, o realizar descuentos por pago avanzado o flexibilizar los plazos de pago, son algunos ejemplos.

Si que es importante que los recibos sean claros y no generen dudas sobre los distintos conceptos a las familias.

A nivel organizativo, es necesario disponer de un proceso de lo que hacemos y quién lo hace cuando se devuelve un recibo, es necesario asignar esta función a alguna persona de la organización, en general una persona del área de administración y alguien en representación de la titularidad, dado que en determinados momentos será necesario que participe en el proceso para dar fuerza y relevancia al hecho del no pago. Pero es importante que la función de reclamación de recibos no quede en "tierra de nadie".

También organizativamente, será necesario monitorizar el proceso, que haga que hagamos un seguimiento sistemático de los impagados y tengamos recogida la información de los pasos dados por si nos puede ser de utilidad ante cualquier futura actuación.

• Actuaciones de cobro

Cuando tenemos un impago, es importante saber identificar de qué tipo de impago se trata y nos preguntamos “¿Quién no puede y quién puede pagar?”.

La familia que realmente no puede pagar es una familia que viene a la escuela a informar de la situación, es fácil llegar a acuerdos con ella y muestra compromiso hacia la escuela y su proyecto educativo. Con ellos, es necesario ser sensibles y ayudarles, nos corresponde. Quizás un sistema de becas o acuerdos de facilidad de pago o reducción temporal de cuotas; en cualquier caso, debemos de tener muy bien definidos los criterios de otorgamiento de ayudas, que estos sean objetivos y medibles.

Pienso que un aspecto clave en el seguimiento de impagados, es el contacto personal, sea presencial o virtual; la presencialidad favorece conocer de primera mano la causa del no pago, se crea un mayor vínculo, favorece llegar a acuerdos y permite realizar pedagogía sobre la financiación de la escuela. Este contacto requiere empatía, asertividad y mucha gestión emocional.Quiero destacar que es muy importante que la dirección o titularidad establezca los límites de actuación a los que se puede llegar durante todo el proceso de reclamación de recibos con una familia. Me refiero a seguir dando o no algún servicio como puede ser la media pensión o bién iniciar algún tipo de acción de carácter judicial. Esto es importante para evitar situaciones de desautorización del propio proceso y de los profesionales que realizan el seguimiento.

Sobre el proceso de gestión, ante todo, ser muy ágiles, no demorar.

Por mi experiencia, el proceso de reclamación de recibos debe seguir los siguientes pasos:

• Seguimiento telefónico inicial para saber de la situación, tratar de llegar a un acuerdo y realizar su seguimiento. Muy importante realizar el seguimiento. 
• De no atender, haremos una comunicación por escrito. Puede ser un e-mail pidiendo que haga efectivo el recibo pendiente y haciendo referencia al acuerdo anterior. 
• Una entrevista personal, cuando tenemos dos o tres recibos devueltos. Hay que evitar ir a más. Esta entrevista debe ser hecha por la titularidad de la escuela. Es necesario poner en valor la escuela y su proyecto educativo. 
• De no atender quizás una nueva comunicación vía burofax por si nunca debemos llegar a un proceso de carácter judicial. 
• De no atender de forma reiterada, tenemos dos opciones a criterio de la titularidad, continuar reclamando tal y como hemos hecho hasta ahora y entrar en una serie de llamadas, correos electrónicos, escritos y entrevistas a las que en muchos casos la familia no es acaba presentando, o bien informar que trasladamos la gestión de sus recibos a los servicios jurídicos. Si lo hacemos, si hacemos esto último, significa que iniciamos un camino de no retorno hacia un proceso de reclamación judicial. Recomendación, si no debemos iniciarlo no es necesario que lo comuniquemos o nos desacreditemos.

 • Sobre los procesos monitorios

Llegado un punto, el que la titularidad decida, podemos iniciar un proceso judicial, primero un proceso monitorio y posteriormente uno ejecutivo si el primero no da resultado. 

Debemos tener en cuenta las posibilidades de cobro reales por no tener que acabar pagando las costas y tasas procesales.

No es trivial la decisión de un proceso judicial, sea cual sea. Es necesario valorar los efectos del resultado hacia la comunidad educativa y el entorno en función de la dimensión y posicionamiento de la escuela. Pero debe llegar un punto que puede ser necesario para dar valor a la escuela, a su proyecto y al resto de la comunidad educativa.

A menudo realizar el seguimiento de los recibos impagados, es una tarea pesada. Reclamar desgasta ya veces cuesta ver los resultados o tienes la impresión de que el trabajo es en vano. Sólo dos cosas para tener en cuenta. Primero estamos haciendo nuestro trabajo, no estamos reclamando nada que no sea de la escuela, reclamar una cuota a alguien que reiteradamente no atiende es poner en valor la escuela y defender los intereses generales de toda la comunidad educativa y segundo, hacen falta grandes dosis de rigor, constancia y especialmente tesón.