Cuando pensamos en la posibilidad de implantar una contabilidad de costes en nuestra escuela, es posible que pensemos que esto es algo de empresas de carácter industrial y nos parezca algo muy complicado para nuestra organización escolar. No obstante, también es posible que nos preguntemos acerca de que aporta económicamente a la globalidad de la escuela cada una de las actividades y servicios que prestamos. Incluso a veces tomamos algunas decisiones sin tener la seguridad que es la correcta.

La contabilidad de costes, o analítica, nos aporta el saber si ganamos o perdemos dinero con alguna actividad o servicio de los que hacemos, nos permite conocer su estructura de costes y por tanto nos ofrece mayor capacidad de control y optimización y nos facilita la toma de decisiones ya que disponemos de información precisa de cada centro de coste.

Pero, ¿Cómo puedo implantar una contabilidad de costes en mi escuela?

Propongo cuatro pasos.

1.- Definir nuestros centros de coste.

Un centro de coste es una área de servicio de la escuela hacia las familias o la sociedad sobre la qué asignaremos diferentes gastos e ingresos que provienen de la contabilidad financiera con el objetivo de conocer su eficiencia como tal.

Y ¿Qué tipos de centros de coste hay en una escuela? Podemos clasificarlos en tres grupos en función de su significación en la escuela. Esta clasificación puede ayudarnos en la definición de criterios de asignación de costes y en el análisis posterior del resultado obtenido. En este sentido tendríamos los siguientes grupos de centros de costes:

• Los asociados a la razón de ser de la escuela; son aquellos que de no tenerlos no habría escuela y hacen referencia a las etapas educativas. Así podríamos tener un centro de coste para cada etapa educativa: Educación Infantil, Primaria, Secundaria, Bachillerato, Ciclos formativos, etc. Incluso en función de los objetivos de la escuela podría interesar un mayor desglose, por ejemplo, un centro de Formación Profesional, podría discernir por familias profesionales e incluso por ciclos formativos.
• Los centros de coste que complementan la razón de ser de la escuela aportando valor añadido a la misma. De no existir estos centros de coste asociados a nuestra razón de ser, no existirían estos complementarios. No tendríamos un servicio de media pensión de no tener escuela. Así aquí podríamos incluir todos los servicios, media pensión, acogida, actividades extraescolares, deportivas o las de verano podrían ser algunos centros de coste.
• En este tercer nivel, podríamos incluir aquellos centros de coste no relacionados con nuestra razón de ser; por ejemplo, inversiones inmobiliarias.

Recomiendo que los centros de coste que acabemos considerando sean adecuados a la realidad de las actividades de la escuela y sean también significativos, en el sentido que exista una correlación entre dimensión e importancia del centro de coste y el esfuerzo de disponer del mismo.

2.-Preparar la cuenta de resultados.

La contabilidad analítica parte de la información que le ofrece la financiera y en concreto la cuenta de resultados por lo que es de gran importancia que esta cuenta de resultados se haya confeccionado considerando los centros de costes y la contabilidad analítica. Así, todos aquellos gastos que podamos distribuir ya en la contabilidad financiera, los distribuiremos al contabilizarlos.

Con esto me refiero tomando los ejemplos del siguiente dibujo, que, en el momento de contabilizar los salarios, lo hagamos ya distribuyéndolos en las diferentes partidas contables en función de las dedicaciones del personal y no en una cuenta global. Esto nos ahorrará mucho trabajo en el momento de definir los criterios de imputación de gastos.

3.-Clasificar las partidas de gastos

No es que sea imprescindible hacer una clasificación de los gastos, pero si puede orientarnos en la definición y diseño de los criterios de distribución entre los diferentes centros de coste.

Así tendremos los costes directos, aquellos que podemos asociar directamente a un servicio en concreto, ya sea en su totalidad o proporcionalmente y que de no existir la actividad no tendríamos el coste; son de fácil cálculo y distribución.

Algunos ejemplos, aprovisionamientos de material docente, de equipos, gastos de personal a excepción del de administración, mantenimiento, limpieza, de servicios generales, algunos gastos de explotación y algunas amortizaciones, aquellas que podemos asociar directamente a un centro de coste.

Por el contrario, los costes indirectos, son aquellos que no podemos asociar directamente a un servicio en concreto ya que inciden sobre varias o todas las actividades. Aunque no exista uno de estos servicios, los continuamos teniendo ya que están vinculados también a otros.

Son costes indirectos, los del personal de administración, limpieza, mantenimiento, gastos generales de personal, la mayoría de los gastos de explotación como suministros, rentings, publicidad, gestoría, tributos, contratos de mantenimiento, gastos financieros y algunas amortizaciones relacionadas con servicios generales.

4.-Definir los criterios de imputación o reparto de costes y confeccionar las guías de la contabilidad analítica

Esta etapa quizás es la más importante, no tanto por su complejidad, sino porque de cómo lo hagamos obtendremos una información correcta o no para la toma de decisiones.

Para definir criterios de imputación o reparto de costes deberemos:

• Considerar la estrategia de la escuela respecto a algunos centros de costes. Es posible que una parte de los ingresos se destine a subvencionar alguna actividad por lo que deberíamos tener en consideración este aspecto; por ejemplo, los programas de becas.
• Ser fieles a los objetivos de la contabilidad de costes que es la de conocer la estructura de costes de cada uno de sus centros para ver cuál es la realidad financiera de la escuela.
• Ser objetivos y responder a la realidad.
• Ser simples, debiendo evitar el detalle para que sean de fácil actualización según varíen las actividades de la escuela.

Algunos criterios para los costes directos; imputaremos el 100% de una partida contable a un centro de coste cuando esta está vinculada directamente con el mismo. Cuando no podemos imputar el 100% de un coste directos buscaremos la proporcionalidad en base a número de alumnos o número de horas, por ejemplo.

Para los costes indirectos deberemos intentar encontrar una guía simple y general, basándonos en grandes partidas como puede ser la masa salarial de cada centro de coste, su facturación, el número de horas de ocupación o la superficie en metros cuadrados. Puede ser uno de estos indicadores o una combinación donde uno de ellos puede actuar de corrector de otro.

También es posible que debamos hacer una imputación manual de algunos gastos, en especial para aquellos que se dan de forma esporádica en un ejercicio concreto, por ejemplo, una indemnización por despido, una subvención a un proyecto concreto, etc.

Una vez definidos los criterios, deberemos plasmarlos en una herramienta que será la “guía de la analítica”. Esta herramienta no es más que una matriz donde se cruzan las cuentas contables de la cuenta de Pérdidas y ganancias con los diferentes centros de costes y en donde anotaremos el porcentaje de distribución de cada una de ellas entre los diferentes centros de coste.

Al final se trata de pasar de una cuenta de pérdidas y ganancias global de la escuela u tantas subcuentas de resultados como centros de coste hayamos establecido. Recomiendo probar, ver, analizar y de no encajar, ajustar.

La mayoría de programas informáticos de gestión económica y financiera, permiten informatizar las guías de una contabilidad analítica, con lo cual se recomienda hacerlo, así dispondremos de forma rápida y puntual las mismas en cualquier momento que deseemos hacer un seguimiento o control económico de nuestra escuela.