La Covid y el confinamiento tuvo un efecto importante en la tesorería de las escuelas. Cuando a mitad del mes de marzo se cierran las escuelas y se confina la población de forma inmediata, los ingresos de una escuela bajan de media entre un 25% y un 30% como resultado de no poder prestar servicios no lectivos como son la media pensión y las actividades extraescolares y deportivas entre otras. Esto sin contar posibles descuentos en las cuotas escolares o un incremento de los impagados como resultado de la situación complicada de algunas familias.
A la disminución de la facturación, se añade a la imposibilidad de hacer previsiones económicas consistentes y fiables dada la incertidumbre de la situación. Recordemos que primero se nos dijo que el cierre sería por dos semanas y acabó siendo de cuatro meses.
¿Cómo podemos actuar en estas situaciones?
¡Primero el corto plazo!
La bajada inmediata e imprevisible de los ingresos no es en el corto plazo un problema de resultado, es un problema de tesorería y hay muchos aspectos que afectan a la viabilidad de una escuela, pero si hay uno que no perdona, es la tesorería.
Ahora, seis meses después, tenemos hemos tomado los siguientes apuntes que nos pueden ayudar en situaciones de crisis:
i).- Actuar con rapidez para aprovechar todo tipo de medida que se nos ofrezca desde la Administración. Debemos tener en cuenta que "Cash is King". No sabemos qué pasará y la incertidumbre y la volatilidad de un entorno sobre el que no podemos influir es el peor enemigo para las previsiones económicas.
ii) .- Ser creativos y llevar a cabo cualquier medida que se nos pase por la cabeza y mejore la liquidez, desde negociar aplazamientos y descuentos de algunos gastos e impuestos hasta a llevar una correcta gestión de impagados.
iii) .- Sobre todo, monitorizar al detalle la tesorería considerando diferentes escenarios posibles.
¿Y que pasa con el resultado?
Asegurada la liquidez, conviene ahora enfocarnos al beneficio. Seguramente hemos asumido que este año tendremos pérdidas, algo posible si la escuela esta capitalizada y tiene reservas. Una escuela, sin embargo, no se puede permitir resultados negativos de forma continuada, por lo que es necesario actuar en la mejora del resultado.
Cuando se habla de mejorar el resultado, lo que primero se comenta en las reuniones de los órganos de gobierno es aquello de "!Debemos reducir gastos!", algo tan fácil de decir como difícil de llevar a cabo si consideramos que más de las dos terceras partes del presupuesto corresponden a los gastos de personal. Tocar personal, significa tocar calidad y tocar clima laboral y ambos son aspectos que hay que preservar y tener cuidado. Primero habrá que analizar.
Dicho esto, vamos a ver que podemos hacer:
i) .- Recomiendo, hacer un análisis de la contabilidad de costes o analítica. Quizás debemos tomar decisiones que nos lleven de forma gradual a equilibrar el resultado de los diferentes centros de coste y reducir riesgos financieros derivados de crisis como la del Covid.
ii) .- La contención de gastos e inversiones que no sean imprescindibles.
iii) .- Revisión y optimización de procesos para reducir los gastos derivados de una no calidad.
iv) .- Quizá podemos pasar algunos costes fijos a variables.
v) .- También deberíamos analizar si podemos actuar por el lado de los ingresos. Quizás podemos sacar rendimiento de algunos activos; se que no es muy buen momento, pero a lo mejor podemos alquilar algunas aulas e instalaciones.
vi).- Una posibilidad són acuerdos estratégicos con otros centros; quizás en compras.
vii).- Es importante avanzar en la implantación de sistemas de control de gestión que faciliten la toma de decisiones.
Las crisis a menudo sacuden a las organizaciones; de inmediato planteamos "aguantar", pero cuando todo termina, Deberíamos ser capaces de analizar si hay cosas que pueden cambiar y ver la situación como una oportunidad para desarrollar procesos de innovación que nos lleven a nuevos modelos para crear valor.